Экспертная комиссия — ответственные за документы

0
596

Экспертная комиссия — ответственные за документы

Экспертная комиссия — это группа сотрудников компании, специально назначенных для того, чтобы оценивать ценность документов, обеспечивать их хранение, передачу в государственные архивные фонды, уничтожение и другие операции.

Как назначить экспертную комиссию?

Директор компании издает приказ о создании экспертной комиссии, в котором прописывается ее состав. Как правило, в состав входит несколько сотрудников, так или иначе связанных с делопроизводством.

Кроме этого, готовится еще один важный документ — Положение о работе экспертной комиссии. Он регламентирует правила работы, функции, задачи, обязанности тех, кто входит в эту комиссию.

Состав экспертной комиссии

Чаще всего, в состав входит три человека, среди которых есть председатель и секретарь. Однако жестких правил и требований тут нет, вы можете поступать на свое усмотрение.

По правилам в составе комиссии также должен быть делопроизводитель или представитель архивной службы, но на практике это встречается только в крупных компаниях, а в мелких обходятся без него. Очень часто роль такого человека играет бухгалтер или кадровик.

Чем занимается экспертная комиссия

Минимум раз в год комиссия собирается и проводит заседания, на которых решает вопросы о подготовке:

  • описей дел для постоянного хранения;
  • описей дел по личному составу организации;
  • актов о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения и других не подлежащих хранению бумаг;
  • актов об утрате, порче документов и т.д.

Кроме этого, именно экспертная комиссия проводит экспертизу научной и практической ценности документов, определяет, какие из них подлежат обязательному хранению (временному или постоянному), а какие могут быть уничтожены. Эти же люди (или один из них) могут присутствовать на процедуре конфиденциального уничтожения, в этом случае оно называется уничтожение документов с экспертной комиссией, которая наблюдает за тем, чтобы вся процедура проводилась в соответствии с законом и в полном объеме.

Несут ли ответственность члены экспертной комиссии?

Да, членам комиссии может быть выписан штраф. Например, за нарушение правил хранения, учета и использования архивных документов — 300-500 рублей. Как правило, это касается бюджетных компаний. На сотрудников коммерческих компаний накладывают более высокие штрафы (2500-5000 рублей), а также серьезные штрафы на саму организацию: согласно ст. 13.25 КоАП РФ, компанию, нарушающую правила хранения документов, ждет штраф 200000-300000 рублей.